Twizzit Help Center
Over de “contacten” module

Met de module "contacten" beheer je alle contact informatie van personen, families en bedrijven.

  • Maak een contact aan voor elke persoon die gelinkt is aan de club. Elke contact kan een login opvragen om gebruik te maken van Twizzit.
  • Gebruik families om verwante personen te groeperen. Families zijn vooral nuttig indien lidgelden per familie berekend worden en/of familiekortingen van toepassing zijn binnen jouw club. Familieleden kunnen ook automatisch toegang krijgen tot de Twizzit gebruiker van andere familieleden.
  • Ook bedrijven kunnen beheerd worden. Sla de contactgegevens op van leveranciers en sponsors en beheer de overeenkomst die zijn hebben met de club a.d.h.v. contracten.
Gegevens toevoegen

In Twizzit kan je onbeperkt informatie opslaan. Nieuwe contacten toevoegen doe je als volgt:

  1. Open de module “contacten” en klik op “toevoegen”
  2. Selecteer wie je wenst toe te voegen: een contact, familie of bedrijf
  3. Vervolledig het formulier en klik op opslaan.
  4. Bij het toevoegen van een contact krijg je na het opslaan van een contact de kans om:
    1. een lidmaatschap voor de persoon toe te voegen
    2. De persoon te linken aan een familie, bedrijf, team of werkgroep.
      Deze stappen zijn optioneel en kunnen overgeslagen worden
Twizzit beschikt over een standaard set gegevens die ingevuld kunnen worden bij het aanmaken van een contact, familie of bedrijf. Deze gegevens kunnen uitgebreid worden met extra velden. Extra velden kunnen beheerd worden via clubinstellingen (enkel beschikbaar voor club admins)
Toegang tot het toevoegen van informatie wordt verleend door de club. Gebruikers zonder toegang zullen geen knop “toevoegen” zien, of niet uit alle opties kunnen kiezen.
Gegevens kunnen ook toegevoegd worden aan het ledenbestand via een inschrijvingsformulier. Hiervoor verwijzen we naar de documentatie van de formulieren module.
Meerdere contacten toevoegen.

Twizzit laat je toe meerdere contacten in één keer toe te voegen of aan te passen. Hierdoor kan je eenvoudig een bestaand leden bestand inladen. Ga als volgt te werk:

  1. Open de module “contacten” en klik op “toevoegen”
  2. Klik op “meerdere contacten toevoegen”
  3. Een nieuw venster met tabel verschijnt. Kopieer gegevens uit een bestaand bestand en plak deze in de tabel.
  4. Bij het toevoegen van gegevens in de tabel worden verschillende controles uitgevoerd op de geldigheid van de gegevens. Eventuele fouten worden bovenaan in de rode balk weergegeven. Alvorens gegevens toe kunnen voegen dienen alle fouten aangepast te worden
  5. Klik op toevoegen en volg de stappen die in het pop-up venster vermeld worden.
Deze functionaliteit kan ook gebruikt worden om bestaande leden in Twizzit aan te passen. Twizzit herkent reeds bestaande contacten op basis van naam, voornaam en geboortedatum en geeft de mogelijkheid de reeds bestaande leden aan te passen.
Meerdere bedrijven toevoegen.

Twizzit laat je toe meerdere bedrijven in één keer toe te voegen of aan te passen. Hierdoor kan je eenvoudig een bestaand sponsorbestand inladen. Ga als volgt te werk:

  1. Open de module “contacten” en klik op “toevoegen”
  2. Klik op “meerdere bedrijven toevoegen”
  3. Een nieuw venster met tabel verschijnt. Kopieer gegevens uit een bestaand bestand en plak deze in de tabel.
  4. Bij het toevoegen van gegevens in de tabel worden verschillende controles uitgevoerd op de geldigheid van de gegevens. Eventuele fouten worden bovenaan in de rode balk weergegeven. Alvorens gegevens toe kunnen voegen dienen alle fouten aangepast te worden
  5. Klik op toevoegen en volg de stappen die in het pop-up venster vermeld worden.
Contact gegevens opzoeken

De module “contacten” laat je toe contacten, families of bedrijven op te zoeken op basis van verschillende criteria. Dit kan op twee manieren

Snel iemand opzoeken? Gebruik de quickfilter om contacten, families of bedrijven op te zoeken op basis van hun naam:

  1. Open de module “contacten”
  2. Selecteer “contacten”, “families” of “bedrijven”, afhankelijk van wat je wenst op te zoeken
  3. Geef (een deel van) de naam op en klik op het zoekicoontje

Via de tab Uitgebreid zoeken kan je gegevens opzoeken op basis van tal van andere criteria.

  1. Open de module “contacten”
  2. Open de tab “uitgebreid zoeken”
  3. Selecteer “contacten”, “families” of “bedrijven”, afhankelijk van wat je wenst op te zoeken
  4. Gebruik de velden onder de verschillende categorieën om extra criteria te definiëren. Meerdere criteria kunnen gecombineerd worden. Voor elk criteria kan je eveneens een comparator selecteren.
  5. Klik op zoeken

 

Toegang tot het opzoeken van gegevens wordt verleend door de club. Gebruikers zonder toegang zullen geen of slechts beperkte opties te zien krijgen.
Zoekopdrachten opslaan/ opgeslagen zoekopdrachten uitvoeren

Gebruik je vaak dezelfde zoekopdrachten? Je kan zoekopdrachten opslaan om deze later opnieuw snel en eenvoudig uit te voeren. Ga hierbij als volgt te werk:

  1. Open de module “contacten”
  2. Open de tab “uitgebreid zoeken”
  3. Definieer de gewenste zoekcriteria en klik op zoeken
  4. Klik bovenaan de zoekresultaten op de link “filter opslaan”
  5. Geef een naam op die de zoekopdracht omschrijft en klik op opslaan

Bij het volgende bezoek aan de contacten module kan je eenvoudig een opgeslagen zoekopdracht uitvoeren:

  1. Open de module “contacten”
  2. Klik op het filter icoontje naast de Quickfilter
  3. Klik in de pop-up op de gewenste filter om deze toe te passen.
Over lidmaatschappen

Het ledenbestand van een club bevat zowel aangesloten leden, niet aangesloten leden en ex-leden. Ook de aangesloten leden worden vaak onderverdeeld in verschillende categorieën.

Om dit te beheren maakt Twizzit gebruik van lidmaatschappen.  Lidmaatschappen zijn belangrijk om:

  1. Aan te duiden of een persoon actief lid is bij de club of niet.
  2. Weer te geven wat voor type lid een persoon is.
  3. Een onderscheid te maken tussen leden en niet leden (of ex-leden). De historiek van het lidmaatschappen blijft behouden

Lidmaatschappen kan je toevoegen via het profiel van een persoon. Ga hiervoor als volgt tewerk:

  1. Open de module “contacten” en open het profiel van de gewenste persoon.
  2. Scrol naar de sectie “lidmaatschappen” en klik hier op de link “toevoegen”
  3. Selecteer het gewenste lidmaatschap en vervolledig de datums (optioneel)
  4. Klik op opslaan.
De verschillende lidmaatschap types worden beheerd via “club instellingen “ > “lidmaatschap types”. (Enkel beschikbaar voor club admins)
Contacten, families of bedrijven verwijderen
  1. Open de module “contacten” en zoek het gewenst contact, familie of bedrijf op.
  2. Vink het contact, familie of bedrijf aan dat je wenst te verwijderen.
  3. Klik onder op “acties” en klik vervolgens op “verwijderen”
  4. Bevestig dat je het lid wenst te verwijderen door het woord “DELETE” te typen in het tekstveld.
  5. Klik op verwijderen.